1. Verfügbarkeitsprüfung im Shop

Der Schüler/Student/Auszubildende prüft die Verfügbarkeit der benötigten Artikel im gewünschten Zeitraum.

Der Shop prüft, ob die Artikel schon in anderen Anfragen/Reservierungen verliehen wurden oder in einer Sperrfrist liegen.

Nicht verfügbare Artikel können nicht in den Warenkorb gelegt werden.

2. Ausleihanfrage senden

Der Schüler, Student oder Auszubildende legt die gewünschten verfügbaren Artikel in den Warenkorb.

Dort bestätigt er seine Stammdaten und wählt aus einer Liste den Namen der für sein Projekt zuständigen Lehrkraft aus.

Er gibt außerdem einen Ausleihgrund an und bestätigt die Allgemeinen Verleihbedingungen.

3. Lehrkraft bestätigt Ausleihanfrage

Die Lehrkraft, welche vom Ausleiher ausgewählt wurde, erhält vom System eine Email mit Bitte um Prüfung und Bestätigung der Rechtmäßigkeit der Ausleihanfrage.

Mit der Bestätigung ändert sich der Status der Anfrage von “unbestätigt” auf “bestätigt” und die Anfrage wird automatisch in eine verbindliche Reservierung umgewandelt.

Die Lehrkraft kann die Anfrage auch ablehnen.

4. Verbindliche Reservierung 

Der Administrator sieht die bestätigte Reservierung nun im Backend.

Er kann am Abholtag die Reservierungsdetails aufrufen und dem Ausleiher die bestellten Artikel zusammen mit einem Lieferschein übergeben.

Falls ein Artikel ausgeliehen wird, von dem mehrere identische Unterartikel angelegt wurden, wählt das System zwecks gleichmäßiger Abnutzung automatisch denjenigen Artikel mit der bisher kürzesten Gesamtverleihdauer aus.

5. Rückgabe

Am Rückgabetag kann der Administrator die zurückkommenden Artikel entweder manuell im Vertrag markieren oder per Handscanner erfassen.

Anschließend erfolgt eine Lagerbestandsgutschrift. Je nach Einstellung greift nun die Sperrfrist bevor der Artikel erneut verliehen werden kann.

Den Status Ihres Materialverleihs

in Echtzeit kontrollieren

Das Quickverleih Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle relevanten Prozesse. So bearbeiten Sie fokussiert die Vorgänge, die Ihre Aufmerksamkeit wirklich benötigen.

Aktuelle Anfragen / Reservierungen / Rückläufer

Aktuelle Ausleihvorgänge auf einen Blick erkennen und mit einem Klick bearbeiten:

  • Neue Anfragen
  • Aktive Ausleihvorgänge
  • Anstehende Rückläufer
  • Überfällige Rückläufer

Kritischer Lagerbestand

Sobald die Warngrenzen erreicht ist, erscheinen Artikel in der Liste “kritische Lagerbestände”:

  • Artikelbezeichnung
  • Suche
  • Minimumbestand
  • Aktueller Bestand
  • Verlinkung in Artikeldetails

Bestandsübersicht

Das Dahsboard gibt Ihnen Auskunft über den Lagerbestand zu jedem Artikel.

  • Auswahl Datumsbereich
  • Farblich hervorgehobene Darstellung der Lagerbestände

Termine

Erstellen Sie Termine, die Sie auf dem Dashboard anzeigen lassen möchten.

Notizen

Legen Sie Notizen an und lassen Sie sich diese auf dem Dahsboard anzeigen.

Behalten Sie den Überblick

in Ihrer Artikelverwaltung

Die Artikelverwaltung zeigt Ihnen auf einen Blick zu jedem Artikel den Bestand, die Artikelnummer sowie eine Kurzbeschreibung. Eine performante Schnellsuche führt Sie gezielt zu den gewünschten Artikeln.

Basisdaten

Zu jedem Artikel können Sie folgende Basisdaten hinterlegen:

  • Bezeichnung
  • Lagerbestand inkl. Bestandswarngrenze
  • Status aktiv / inaktiv
  • Shopkategorie
  • Maximale Ausleihdauer
  • Sperrfristen vor und nach einer Ausleihe

Artikelnummern

Legen Sie eine Basisartikelnummer sowie beliebig viele Unterartikelnummern fest.

  • Automatische Erzeugung von Unterartikelnummern
  • Manuelles Editieren der Unterartikelnummern
  • Automatische Generierung von EAN Codes

Artikelbeschreibung

Hinterlegen Sie zu jedem Artikel weiterführende Informationen:

  • Detailbeschreibung
  • Optionales Zubehör (wird dem Ausleiher im Verleihshop entsprechend vorgeschlagen)
  • Ähnliche Artikel (wird dem Ausleiher im Verleihshop entsprechend vorgeschlagen)
  • Zusatzinformationen
  • Bilder für den Verleihshop

Freie Spezifikationsfelder

Jeder Artikel ist anders. Deshalb erlaubt Ihnen Quickverleih, artikelspezifische Spezifikationsfelder anzulegen. So können Sie individuell bestimmen, welche Kriterien erfasst werden sollen. Für einen Artikel kann dies z.B. die Farbe sein, für einen anderen die elektrische Betriebsspannung. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob ein Kriterium im Verleihshop angezeigt werden soll oder nicht.

Alle Ausleiher auf einen Blick – 

aktuell und übersichtlich

Mit Quickverleih verwalten Sie Ihre Ausleiher auf einfache Art und Weise. Falls Ihre Bildungseinrichtung ein Benutzermanagementsystem verwendet, kann Quickverleih auf Wunsch daran angebunden werden.

Stammdaten

Zu jedem Ausleiher können in Quickverleih folgende Stammdaten erfasst werden:

  • Ausleihernummer
  • Matrikelnummer
  • Persönliche Basisdaten (Name etc.)
  • Kategorie (Schüler/Student/Lehrkraft/Verwaltung)
  • Kontaktdaten
  • Zugangsdaten für Ausleihshop

Auf Wunsch können diese Daten auch von Ihrer bestehenden Benutzerverwaltung empfangen werden.

Notizen

Zu jedem Ausleiher können Sie eine beliebige Anzahl an Notizen anlegen. Dabei werden neben der Notiz selbst folgende Informationen erfasst:

  • Automatischer Zeitstempel
  • Erfassung des Autors

Ausleihanfragen und Reservierungen 

effektiv managen

Quickverleih arbeitet zweistufig: Zunächst fragen Schüler, Auszubildende und Studenten einen verfügbaren Artikel an. Sobald diese Ausleihanfrage von der zugehörigen Lehrkraft bestätigt wurde, wandelt das System die Anfrage in eine aktive Reservierung um.

Basisdaten zur Reservierung

Zu jeder Ausleihanfrage / Reservierung gehören folgende Basisdaten / Funktionen:

  • Status (Bestätigung ausstehend, bestätigt, storniert, beendet)
  • Wiederholungsrhythmus (wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich)
  • Wiederholungsdauer (1 Monat, 2 Monate, 3 Monate)
  • PDF Export
  • Lieferschein PDF
  • Packliste PDF
  • Mahnung erstellen
  • Bearbeitungshistorie
  • Statusänderung (stornieren, beenden)

Ausleiherdaten

Neben den Grunddaten zur Anfrage / Reservierung werden die wichtigsten Stammdaten zum Ausleiher gezeigt:

  • Name
  • Emailadresse
  • Fachbereich
  • Telefon
  • Adresse
  • Für diese Anfrage / Reservierung zuständige Lehrkraft

Ausleihartikel

Die Artikelliste wird entweder automatisch erzeugt (falls die Anfrage über den Ausleihshop kommt) oder manuell von Ihnen zusammengestellt (falls die Anfrage bei Ihnen vor Ort erstellt wird).

  • Individuelle Verleihzeiträume pro Artikel
  • Integrierte Verfügbarkeitsprüfung
  • Zusammenfassung der Artikeldaten

Individuelle Texte für jede Anfrage/Reservierung

Zu jeder Anfrage / Reservierung schlägt das System einen Standardtext (unter Einstellungen editierbar) vor. Dieser kann spezifisch angepasst werden und erscheint in den PDF Dokumenten zur Ausleihe.

Über den Verleihshop prüfen Ausleiher

Artikelverfügbarkeiten und senden Anfragen

Quickverleih macht es Ihnen einfach, den Ausleihprozess auf Ihre Homepage zu erweitern. Nach erfolgreichem Login prüfen Ihre Schüler, Studenten und Auszubildenden die Artikelverfügbarkeiten und senden Ihnen Anfragen.

Kategorieansicht

Interessierte Ausleiher geben den gewünschten Ausleihzeitraum an und erhalten eine Liste an verfügbaren Artikeln innerhalb der gewählten Kategorie.

Darüber hinaus können auch für einzelne Artikel abweichende Ausleihzeiträume abgefragt werden.

  • Anzeige Kurzbeschreibung und Artikelbild
  • Allgemeiner Ausleihzeitraum
  • Artikelspezifischer Ausleihzeitraum
  • Echtzeit-Verfügbarkeitsabfrage

Artikelbeschreibung

Der Ausleiher kann sich alle Detailinformationen anzeigen lassen, die Sie im Backend zu einem Artikel angelegt haben.

Optionales Zubehör

In der Artikelverwaltung können Sie zu einem Artikel beliebig viele Artikelnummern von passenden Zubehörartikeln hinterlegen.

Diese Zubehörartikel werden im Verleihshop auf der Artikeldetailsseite angeboten (falls im gewünschten Zeitraum verfügbar).

Ähnliche Artikel

Im Backend können Sie für jeden Artikel ähnliche Artikel definieren, indem Sie die entsprechenden Artikelnummern hinterlegen.

Ihre Ausleiher finden diese Vorschläge zu ähnlichen Artikeln im Verleihshop auf unterhalb der Artikelbeschreibung (falls im gewünschten Zeitraum verfügbar).

Warenkorb

Ausleiher können Artikel im Verleihshop in den Warenkorb legen. Auf diese Weise erstellen sie eine Liste der benötigten Artikel innerhalb des jeweiligen Ausleihzeitraums.

Im Warenkorb kann der Ausleihzeitraum noch einmal geändert werden. Das System prüft dann erneut die Verfügbarkeit für jeden gewählten Artikel.

Checkout

Im Checkoutprozess schließt der Ausleiher die Anfrage ab:

  • Zusammenfassung der persönlichen Daten
  • Auswahl der Lehrkraft zur Freigabe der Anfrage
  • Eingabe des Ausleihgrundes (z.B. Name der Projektarbeit)
  • Bestätigung der Nutzungsbestimmungen

Bestellabschluss

Nach erfolgreichem Abschluss des Checkoutprozesses wird die Anfrage wie folgt im System angelegt:

  • Anlage der Anfrage mit Status “neu” und “unbestätigt” im System
  • Versand einer Email mit Bitte um Bestätigung der Ausleihanfrage an die ausgewählte Lehrkraft
  • Versand einer Email an den Ausleiher (Erklärung der unverbindlichen Anlage der Anfrage, vorbehaltlich der Bestätigung durch die Lehrkraft)

Alle Einstellungen zu Ihrem Verleihsystem

und zum Verleihshop an zentraler Stelle

Quickverleih macht es Ihnen leicht, alle wichtigen Einstellungen zu Ihrem Materialverleih (Backend und Shop) einzustellen. Eine sinnvolle Gruppierung bietet dabei gut Orientierung und Zeitersparnis.

Rollen & Rechte

Sie können beliebig viele Rollen für Systemnutzer definieren und diese mit unterschiedlich umfangreichen Zugriffsrechten ausstatten, z.B.:

  • Administrator
  • Lagerist
  • Praktikant
  • Verwaltung
  • etc.

Mitarbeiter

Legen Sie Mitarbeiter an und weisen Sie jedem von ihnen eine Rolle mit entsprechenden Zugriffsrechten (siehe vorheriger Punkt) zu. Über den Kurznamen können Sie in der Reservierungshistorie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welche Veränderung an einem Ausleihvorgang vorgenommen hat.

Mahngebühren

Quickverleih arbeitet mit einem 3-stufigen Mahnwesen. Sie können für jede Stufe eine Gebühr sowie eine Frist für die jeweilige Folgestufe festlegen.

Mahntexte

Legen Sie für jede der 3 Mahnstufen einen individuellen Text fest. Dieser Text wird dann in der entsprechenden Mahnemail angezeigt. Die Mahnemails können Sie manuell auslösen, falls ein Rückläufer überfällig ist.

Einstellungen zum Verleihshop

Für den Verleihshop auf Ihrer Homepage können Sie folgende Grundeinstellungen wählen:

  • Bestellbutton Text
  • Lagerbestand und Datenblatt ein-/ausblenden
  • Festlegung, ob zunächst eine Anfrage oder sofort eine verbindliche Reservierung erzeugt werden soll
  • Kategoriebezeichnungen (beliebig viele anlegbar)

Texte

Legen Sie die Standardtexte fest:

  • Anfragen (PDF + Email)
  • Reservierungen (PDF + Email)

Sie können die Standardtexte für jede Anfrage / Reservierung später individuell anpassen. Die hier hinterlegten Texte werden als Vorlagen angezeigt.

Emailversand und Artikeldatenblatt

Setzen Sie an dieser Stelle die Einstellungen für den Emailversand fest (Adresse und Absenderbezeichnung) und entscheiden Sie, welche Elemente aus der Artikelbeschreibung im Artikeldatenblatt (PDF) angezeigt werden sollen.