Der Ausleiher prüft die Verfügbarkeit der benötigten Artikel im gewünschten Zeitraum.
Der Shop prüft, ob die Artikel schon in anderen Anfragen/Reservierungen verliehen wurden oder in einer Sperrfrist liegen.
Nicht verfügbare Artikel können nicht in den Warenkorb gelegt werden.
Der Schüler, Student oder Auszubildende legt die gewünschten verfügbaren Artikel in den Warenkorb.
Dort bestätigt er seine Stammdaten und wählt aus einer Liste den Namen der für sein Projekt zuständigen Lehrkraft aus.
Er gibt außerdem einen Ausleihgrund an und bestätigt die Allgemeinen Verleihbedingungen.
Die Lehrkraft, welche vom Ausleiher ausgewählt wurde, erhält vom System eine Email mit Bitte um Prüfung und Bestätigung der Rechtmäßigkeit der Ausleihanfrage.
Mit der Bestätigung ändert sich der Status der Anfrage von “unbestätigt” auf “bestätigt” und die Anfrage wird automatisch in eine verbindliche Reservierung umgewandelt.
Die Lehrkraft kann die Anfrage auch ablehnen.
Der Administrator sieht die bestätigte Reservierung nun im Backend.
Er kann am Abholtag die Reservierungsdetails aufrufen und dem Ausleiher die bestellten Artikel zusammen mit einem Lieferschein übergeben.
Falls ein Artikel ausgeliehen wird, von dem mehrere identische Unterartikel angelegt wurden, wählt das System zwecks gleichmäßiger Abnutzung automatisch denjenigen Artikel mit der bisher kürzesten Gesamtverleihdauer aus.
Am Rückgabetag kann der Administrator die zurückkommenden Artikel entweder manuell im Vertrag markieren oder per Handscanner erfassen.
Anschließend erfolgt eine Lagerbestandsgutschrift. Je nach Einstellung greift nun die Sperrfrist bevor der Artikel erneut verliehen werden kann.
Das Quickverleih Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle relevanten Prozesse. So bearbeiten Sie fokussiert die Vorgänge, die Ihre Aufmerksamkeit wirklich benötigen.
Aktuelle Ausleihvorgänge auf einen Blick erkennen und mit einem Klick bearbeiten:
Sobald die Warngrenzen erreicht ist, erscheinen Artikel in der Liste “kritische Lagerbestände”:
Das Dahsboard gibt Ihnen Auskunft über den Lagerbestand zu jedem Artikel.
Erstellen Sie Termine, die Sie auf dem Dashboard anzeigen lassen möchten.
Legen Sie Notizen an und lassen Sie sich diese auf dem Dahsboard anzeigen.
Die Artikelverwaltung zeigt Ihnen auf einen Blick zu jedem Artikel den Bestand, die Artikelnummer sowie eine Kurzbeschreibung. Eine performante Schnellsuche führt Sie gezielt zu den gewünschten Artikeln.
Zu jedem Artikel können Sie folgende Basisdaten hinterlegen:
Legen Sie eine Basisartikelnummer sowie beliebig viele Unterartikelnummern fest.
Hinterlegen Sie zu jedem Artikel weiterführende Informationen:
Jeder Artikel ist anders. Deshalb erlaubt Ihnen Quickverleih, artikelspezifische Spezifikationsfelder anzulegen. So können Sie individuell bestimmen, welche Kriterien erfasst werden sollen. Für einen Artikel kann dies z.B. die Farbe sein, für einen anderen die elektrische Betriebsspannung. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob ein Kriterium im Verleihshop angezeigt werden soll oder nicht.
Mit Quickverleih verwalten Sie Ihre Ausleiher auf einfache Art und Weise. Falls Ihre Bildungseinrichtung ein Benutzermanagementsystem verwendet, kann Quickverleih auf Wunsch daran angebunden werden.
Zu jedem Ausleiher können in Quickverleih folgende Stammdaten erfasst werden:
Auf Wunsch können diese Daten auch von Ihrer bestehenden Benutzerverwaltung empfangen werden.
Zu jedem Ausleiher können Sie eine beliebige Anzahl an Notizen anlegen. Dabei werden neben der Notiz selbst folgende Informationen erfasst:
Quickverleih arbeitet zweistufig: Zunächst fragen Schüler, Auszubildende und Studenten einen verfügbaren Artikel an. Sobald diese Ausleihanfrage von der zugehörigen Lehrkraft bestätigt wurde, wandelt das System die Anfrage in eine aktive Reservierung um.
Zu jeder Ausleihanfrage / Reservierung gehören folgende Basisdaten / Funktionen:
Neben den Grunddaten zur Anfrage / Reservierung werden die wichtigsten Stammdaten zum Ausleiher gezeigt:
Die Artikelliste wird entweder automatisch erzeugt (falls die Anfrage über den Ausleihshop kommt) oder manuell von Ihnen zusammengestellt (falls die Anfrage bei Ihnen vor Ort erstellt wird).
Zu jeder Anfrage / Reservierung schlägt das System einen Standardtext (unter Einstellungen editierbar) vor. Dieser kann spezifisch angepasst werden und erscheint in den PDF Dokumenten zur Ausleihe.
Quickverleih macht es Ihnen einfach, den Ausleihprozess auf Ihre Homepage zu erweitern. Nach erfolgreichem Login prüfen Ihre Schüler, Studenten und Auszubildenden die Artikelverfügbarkeiten und senden Ihnen Anfragen.
Interessierte Ausleiher geben den gewünschten Ausleihzeitraum an und erhalten eine Liste an verfügbaren Artikeln innerhalb der gewählten Kategorie.
Darüber hinaus können auch für einzelne Artikel abweichende Ausleihzeiträume abgefragt werden.
Der Ausleiher kann sich alle Detailinformationen anzeigen lassen, die Sie im Backend zu einem Artikel angelegt haben.
In der Artikelverwaltung können Sie zu einem Artikel beliebig viele Artikelnummern von passenden Zubehörartikeln hinterlegen.
Diese Zubehörartikel werden im Verleihshop auf der Artikeldetailsseite angeboten (falls im gewünschten Zeitraum verfügbar).
Im Backend können Sie für jeden Artikel ähnliche Artikel definieren, indem Sie die entsprechenden Artikelnummern hinterlegen.
Ihre Ausleiher finden diese Vorschläge zu ähnlichen Artikeln im Verleihshop auf unterhalb der Artikelbeschreibung (falls im gewünschten Zeitraum verfügbar).
Ausleiher können Artikel im Verleihshop in den Warenkorb legen. Auf diese Weise erstellen sie eine Liste der benötigten Artikel innerhalb des jeweiligen Ausleihzeitraums.
Im Warenkorb kann der Ausleihzeitraum noch einmal geändert werden. Das System prüft dann erneut die Verfügbarkeit für jeden gewählten Artikel.
Im Checkoutprozess schließt der Ausleiher die Anfrage ab:
Nach erfolgreichem Abschluss des Checkoutprozesses wird die Anfrage wie folgt im System angelegt:
Quickverleih macht es Ihnen leicht, alle wichtigen Einstellungen zu Ihrem Materialverleih (Backend und Shop) einzustellen. Eine sinnvolle Gruppierung bietet dabei gut Orientierung und Zeitersparnis.
Sie können beliebig viele Rollen für Systemnutzer definieren und diese mit unterschiedlich umfangreichen Zugriffsrechten ausstatten, z.B.:
Legen Sie Mitarbeiter an und weisen Sie jedem von ihnen eine Rolle mit entsprechenden Zugriffsrechten (siehe vorheriger Punkt) zu. Über den Kurznamen können Sie in der Reservierungshistorie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welche Veränderung an einem Ausleihvorgang vorgenommen hat.
Quickverleih arbeitet mit einem 3-stufigen Mahnwesen. Sie können für jede Stufe eine Gebühr sowie eine Frist für die jeweilige Folgestufe festlegen.
Legen Sie für jede der 3 Mahnstufen einen individuellen Text fest. Dieser Text wird dann in der entsprechenden Mahnemail angezeigt. Die Mahnemails können Sie manuell auslösen, falls ein Rückläufer überfällig ist.
Für den Verleihshop auf Ihrer Homepage können Sie folgende Grundeinstellungen wählen:
Legen Sie die Standardtexte fest:
Sie können die Standardtexte für jede Anfrage / Reservierung später individuell anpassen. Die hier hinterlegten Texte werden als Vorlagen angezeigt.
Setzen Sie an dieser Stelle die Einstellungen für den Emailversand fest (Adresse und Absenderbezeichnung) und entscheiden Sie, welche Elemente aus der Artikelbeschreibung im Artikeldatenblatt (PDF) angezeigt werden sollen.